Piattaforme di welfare aziendale: cosa sono, come funzionano e come scegliere

Le piattaforme di welfare aziendale sono strumenti digitali innovativi e indispensabili che semplificano la gestione dei molteplici servizi (Flexible Benefit) messi a disposizione dei dipendenti per migliorare profondamente la loro esperienza lavorativa. Il welfare aziendale, ormai riconosciuto come una componente essenziale per il benessere dei collaboratori e per la competitività delle imprese, richiede però l’adozione di strumenti adeguati per ottenere i risultati desiderati. Solo con una soluzione digitale innovativa per la gestione del welfare aziendale è possibile raggiungere gli obiettivi di un piano ben strutturato, garantendo un impatto positivo sia sull’esperienza dei dipendenti sia sulla loro soddisfazione.

Piattaforme Welfare Aziendale: cosa sono e perché adottarle

In questo articolo proveremo a dare una risposta alla domanda: perché dotarsi di una piattaforma di welfare aziendale? Lo faremo provando ad analizzare come funzionano le piattaforme di welfare, quali sono benefici per dipendenti e aziende e le principali caratteristiche di questo strumento innovativo.

Attraverso un piano di welfare, le aziende possono rafforzare la propria competitività, attirando e fidelizzando i dipendenti. Questi, infatti, considerano sempre più rilevanti i benefit offerti dal datore di lavoro. Questo elemento diventa decisivo nella scelta tra posizioni lavorative simili, consentendo di attrarre talenti e competenze con maggiore efficacia.

Per questo motivo è fondamentale scegliere e implementare una piattaforma di welfare aziendale adeguata e performante. Questi strumenti digitali rendono semplice la gestione del piano ed efficace la fruizione dei crediti welfare di ciascun dipendente. Grazie alla loro capacità di digitalizzare e semplificare la gestione dei benefici aziendali, stanno rivoluzionando il modo in cui le imprese si prendono cura dei propri collaboratori. Il risultato è un ambiente lavorativo più positivo e stimolante, che favorisce motivazione, soddisfazione e produttività.

Come funzionano le piattaforme di welfare aziendale

Questi portali digitali consentono alle aziende di gestire in modo semplice ed efficiente i Flexible Benefit definiti all’interno del piano di welfare aziendale, migliorando l’esperienza dei dipendenti. Dotarsi di tali strumenti consente di raggiungere gli obiettivi fissati dall’azienda senza gravare sui processi aziendali e sulla gestione amministrativa. 

Queste piattaforme informatiche consentono di centralizzare e personalizzare i vari benefit, come buoni pasto, assicurazioni sanitarie e contributi per attività sportive o culturali. Tutto questo è reso disponibile in un unico strumento digitale, facilmente accessibile ai dipendenti, dove possono gestire e spendere i propri crediti welfare.

Si tratta di strumenti facili da navigare che consentono ai dipendenti di scegliere i benefit che preferiscono sulla base delle proprie esigenze personali. I portali digitali offrono anche un’area dedicata alla comunicazione tra l’azienda e i dipendenti. Qui, i collaboratori possono accedere a informazioni chiare sui servizi e prodotti disponibili. Inoltre, una sezione di contatto con il service provider rende il processo più trasparente e gestibile.

In Italia, le piattaforme di welfare aziendale sono sempre più diffusi, soprattutto tra le piccole e medie imprese, che grazie a queste tecnologie riescono ad offrire vantaggi simili a quelli delle grandi aziende, riducendo i costi di gestione e aumentando la soddisfazione dei propri dipendenti che sfruttando economie di scala e convenzioni possono acquistare prodotti e servizi anche a costi inferiori di quelli presenti sul libero mercato.

Quali prodotti o servizi possono essere inseriti in una piattaforma di welfare aziendale?

Ecco i prodotti e i servizi che possono essere inclusi in un sistema per la gestione del welfare aziendale, come indicato negli articoli 51 e 100 del TUIR. Per approfondire, consulta il nostro sito cliccando qui.    

• sanità integrativa;
• servizi all’infanzia e all’istruzione;
• assistenza familiare;
• polizze assicurative per i dipendenti;
• mutui e prestiti;
• mobilità e trasporto;
• cultura e tempo libero;
• Fringe Benefit (buoni spesa, carburante ed e-commerce).

Risorse umane e gestione del welfare aziendale: il ruolo fondamentale delle piattaforme di welfare aziendale

Nel panorama attuale della gestione delle risorse umane, i portali digitali aziendali devono rispondere a esigenze sempre più specifiche e dinamiche. Per garantire un’esperienza soddisfacente per i dipendenti e un’efficace gestione delle risorse, è fondamentale che queste piattaforme siano user-friendly e intuitive, ma soprattutto in costante aggiornamento per rispondere ai bisogni che evolvono nel tempo.

Proprio nella quantità di potenziali prodotti e servizi e nella costante evoluzione degli stessi risiede la necessità di affidarsi ad un supporto digitale. Una gestione in house che non prevede alcun software di supporto, infatti, costituirebbe un sovraccarico significativo del tempo lavoro e delle incombenze a carico del HR. Ulteriore valore aggiunto dell’attivazione risiede nella certezza della conformità normativa e della corretta archiviazione e conservazione della documentazione, un elemento quest’ultimo a tutela in particolare dei propri collaboratori che a fronte di verifiche e controlli risultano i responsabili delle spese sostenute.    

In merito alla funzionalità, in generale, le piattaforme di welfare aziendale risultano accessibili e fruibili da qualsiasi dispositivo e si appoggiano a un portale online. Un sistema che consente a dipendenti e collaboratori di accedere con il proprio account navigare nel portale selezionando, tra i benefit messi a disposizione dall’azienda, quelli di loro interesse e utilità.

Diffusione e adozione delle piattaforme di welfare aziendale in Italia

L’efficacia delle piattaforme per welfare aziendale così come la funzionalità di tale strumento sono confermate dai numeri. I principali report sul tema pubblicati nel 2023 (puoi approfondire il Welfare Index PMI cliccando qui) convergono su un dato: circa il 40% delle PMI italiane ha già implementato una piattaforma di welfare aziendale o sta considerando questa opzione. Questo segna un importante passo avanti rispetto agli anni precedenti, quando solo il 20% delle piccole e medie imprese utilizzavano soluzioni simili. Le aziende, anche quelle di piccole e medie dimensioni, stanno sempre più comprendendo i benefici di queste soluzioni digitali, che offrono un modo semplice e efficace per migliorare la qualità della vita lavorativa dei dipendenti, aumentando al contempo la competitività aziendale.

Un trend quest’ultimo confermato da un’indagine condotta da Censis (puoi leggere qui) ha evidenziato che il welfare aziendale sta diventando una prassi consolidata non solo tra le grandi imprese, ma anche nelle piccole realtà, dove le piattaforme digitali stanno aiutando a ridurre i costi operativi legati alla gestione dei benefit. La stessa ricerca ha mostrato che l’adozione di strumenti digitali non è limitata ai soli settori tradizionali, ma anche a realtà legate all’innovazione tecnologica e ai servizi, dove si sta assistendo a un incremento dell’interesse per le questo tipo di piattaforme.

Secondo i dati di un report pubblicato dalla Fondazione Studi Consulenti del Lavoro, inoltre, nel 2024 le piattaforme di welfare aziendale hanno contribuito alla riduzione del turnover dei dipendenti fino al 15% nelle aziende che li hanno implementati, soprattutto nelle piccole realtà laddove la concorrenza accaparrarsi o trattenere i migliori talenti è più forte.

Guardando al futuro il rapporto tra welfare aziendale e digitalizzazione è destinato a crescere ulteriormente. Le piattaforme informatiche hanno semplificato la gestione dei benefici aziendali, rendendo più facile per i dipendenti accedere a una vasta gamma di vantaggi personalizzati, dalla formazione continua ai buoni pasto, dalle assicurazioni sanitarie alle agevolazioni per la famiglia. Questo tipo di approccio ha un impatto positivo non solo sui singoli lavoratori, ma anche sulla cultura aziendale, che si orienta sempre di più verso il benessere e la soddisfazione lavorativa.

Le piattaforme di welfare aziendale stanno diventando, quindi, strumenti centrali per la gestione dei benefit, da un lato per migliorare la qualità della vita dei collaboratori, dall’altro per ottimizzare la gestione amministrativa e fiscale delle risorse aziendali.

Quali sono i vantaggi nell’adottare una piattaforma di Welfare Aziendale?

Una domanda che trova risposta nei molteplici vantaggi che l’adozione di un supporto digitale per la gestione del piano di welfare aziendale offre sia alle aziende che ai dipendenti.

I vantaggi per le aziende

• Un welfare provider offre competenze specialistiche, migliorando l’efficienza amministrativa e fornendo assistenza diretta ai dipendenti.
• La completa esternalizzazione assicura un servizio qualificato di gestione burocratica e amministrativa:
  • per avere la certezza del rispetto della normativa con aggiornamento costante;
  • per evitare di perdere i benefici contributivi;
  • per tenere sotto controllo il costo del progetto;
  • per limitare o azzerare l’impegno di risorse interne.
• Una gestione sicura dei documenti grazie all’archiviazione e conservazione a norma anche in vista di eventuali controlli.
• Migliorare l’efficienza dell’elaborazione dei cedolini grazie all’integrazione con i software di elaborazione delle paghe.
• Flexible Benefit aggiornati, innovativi e allineati alla normativa.
• Ampia scelta di beni e servizi già presenti in piattaforma.
• Possibilità di convenzionare fornitori a scelta in base a valori e criteri aziendali.
• Possibilità di personalizzare la piattaforma per renderla coerente con la comunicazione aziendale verso i dipendenti.
• Privacy dei dipendenti tutelata anche in fase di acquisto del benefit.
• Sicurezza nella gestione amministrativa, fiscale e contributiva grazie ai processi strutturati e certificati.
• I beni e servizi acquistati dai beneficiari dei Piani Welfare sono sicuri e conformi perché validati dagli esperti fiscalisti e giuslavoristi.

I Vantaggi per i dipendenti

• I benefit acquistati restano anonimi, garantendo la privacy dei dipendenti e semplificando la gestione burocratica da parte dell’azienda.
• Accedono ad un’ampia gamma di servizi già presenti in Piattaforma.
• Accedono a sconti esclusivi che possono essere garantiti da economie di scala generate dalla piattaforma.
• Gestione ottimizzata del proprio credito welfare grazie a wallet virtuali dedicati.
• Controllo sempre aggiornato e puntuale delle spese con un monitoraggio dello storico delle spese effettuate.
• Documenti archiviati e conservati a norma in caso di controllo. Sono, infatti, i dipendenti che rispondono in caso di spese non compliant.
• Acquisto di servizi (Flexible Benefit) online direttamente da casa propria.

In conclusione, le piattaforme di welfare aziendale stanno rapidamente trasformando il modo in cui le aziende si prendono cura dei propri dipendenti. Questi strumenti offrono vantaggi concreti sia per le persone che per le imprese, migliorando la soddisfazione e la motivazione dei lavoratori, aumentando la produttività e riducendo il turnover.
Grazie alle agevolazioni fiscali e alle tutele per i lavoratori, le piattaforme di welfare aziendale rappresentano una scelta vincente che pone al centro del sistema di welfare dell’azienda la persona e le sue scelte individuali. Un percorso condiviso da azienda e dipendente che rappresenta un reciproco patto di collaborazione che va oltre il semplice rapporto lavorativo.

Perché scegliere la Piattaforma di Welfare Aziendale “Welfarebit”?

Il nostro sistema è progettato per essere facilmente accessibile: una volta ricevute le credenziali basta accedere al portale o all’applicazione, da cui è possibile scegliere tra diverse sezioni e iniziare a spendere il proprio credito welfare in beni e servizi:

• Viaggi
• Sport
• Concerti
• Cultura
• Rimborsi spese
• Previdenza complementare

Grazie a questo approccio il welfare aziendale é un’esperienza semplice, immediata e sicura attraverso la protezione e la conservazione a norma dei dati garantita anche dalla collaborazione con leader a livelli globale in ambito digital.

Welfarebit si distingue anche per la sua flessibilità: le aziende, dopo aver analizzato le esigenze dei propri collaboratori, hanno la possibilità di inserire nuovi fornitori di beni e servizi sulla piattaforma, senza alcun costo aggiuntivo, sia per l’ingresso che per il transato. Questo modello di servizio consente alle imprese di arricchire continuamente l’offerta disponibile, rispondendo rapidamente ai bisogni emergenti dei dipendenti, e garantisce ricadute significative sul territorio.

Il numero di fornitori presenti sulla piattaforma può essere illimitato. Su segnalazione del dipendente, infatti, l’azienda può inserire nuovi fornitori, creando un circolo virtuoso che arricchisce l’offerta e massimizza la spesa del credito messo a disposizione. Questa immediatezza dell’azione rappresenta un plus decisivo, soprattutto per le spese sanitarie, dove la rapidità nell’accesso ai benefici può fare una grande differenza. Il modello di Welfarebit, che unisce efficienza e personalizzazione, permette alle aziende di massimizzare la soddisfazione dei propri collaboratori e allo stesso tempo ottenere il massimo dal proprio investimento in welfare aziendale.

La modalità “on demand” di Welfarebit: il welfare dove vuoi, quando vuoi

Grazie alla modalità on demand di Welfarebit, i dipendenti possono accedere a una vasta gamma di servizi, personalizzando la propria esperienza in base alle necessità del momento. Inoltre possono mantenere i propri fornitori abituali e di fiducia, che l’azienda può richiedere di inserire a sistema (dentista, palestra, agenzia viaggio, scuola calcio, ecc.). Proprio quest’ultima è una modalità fortemente richiesta dai fruitori come evidenzia un report di Censis in cui si sottolinea che l’89,2% degli occupati vorrebbe modalità di welfare sempre più modulabili sulle singole esigenze con la convinzione che in tale forma avrebbe anche impatti positivi sull’engagement. 

Il Welfare Aziendale Territoriale (maggiori dettagli sul nostro sito cliccando qui) è un sistema integrato che combina le risorse delle aziende con le politiche delle amministrazioni locali e con l’offerta dei produttori locali, sostenendo sia il benessere dei lavoratori sia l’economia di prossimità. Attraverso la detassazione e la decontribuzione, i principali benefici del sistema welfare, le aziende investono in benefit che i dipendenti possono spendere nel territorio, sostenendo così anche le piccole imprese e i commercianti, evitando di arricchire esclusivamente i grandi marchi a livello nazionale e internazionale.

Il Welfare Aziendale Territoriale punta a creare una rete di supporto che coinvolge più attori (scopri l’esperienza Welfare di Marca cliccando qui):

• Le aziende: finanziano il sistema erogando credito nei confronti dei dipendenti residenti nel territorio, beneficiano di vantaggi fiscali e migliorano il clima interno.
• I dipendenti: utilizzano i benefit per migliorare il loro standard di vita spendendo presso i fornitori locali.
• I fornitori locali: accettando i buoni welfare vedono aumentare clienti e vendite, reinvestendo di conseguenza gran parte del guadagno nelle attività del territorio.
• Le amministrazioni locali: coordinano e promuovono il progetto per massimizzare il suo impatto territoriale.

Come funziona la Piattaforma di Welfare Aziendale di Welfarebit?

La piattaforma di Welfarebit si compone di numerose sezioni che richiamano ai vari articoli normativi di riferimento, presentati dal TUIR.

Nella homepage è possibile vedere una panoramica della propria situazione creditizia, con ben in evidenza il saldo del credito disponibile e la parte che può essere utilizzata per i Fringe Benefits ex art. 51 comma 3. In questa sezione è anche possibile consultare uno storico delle movimentazioni eseguite.

Dopo essere stati accolti da un carosello a scorrimento utile a mettere in evidenza alcuni pacchetti e servizi che possono suscitare l’interesse del beneficiario, si giunge alla sezione “Utilizza il tuo credito welfare“, dove il dipendente porterà avanti il 95% delle sue operazioni in piattaforma.

Welfarebit punta sull’immediatezza e sulla semplicità d’uso della piattaforma, cercando sempre di fare in modo che l’organizzazione delle varie sezioni risulti intuitiva agli occhi del dipendente medio, spesso nuovo a queste dinamiche e possibilità. 

Di seguito un breve sunto delle sezioni che è possibile trovare in piattaforma.

• Un primo bottone rimanda ai Buoni che richiamano alle possibilità evidenziate dall’art. 51 comma 3: accedendo a questa sezione il dipendente potrà acquistare buoni spesa, carburante ed e-commerce esplorando una vastissima gamma di marchi nazionali, internazionali e anche locali. Il dipendente avrà davvero l’imbarazzo della scelta tra più di 230 possibilità! Clicca qui per conoscerle tutte.

• Di seguito si trovano più pulsanti che richiamano alle possibilità di rimborso date al dipendente: la normativa TUIR, infatti, identifica alcuni tipi di spesa che è possibile portare a rimborso impiegando il proprio credito welfare. Tramite una breve procedura, caricando documentazione di supporto, il dipendente impiegherà il proprio credito per ottenere il rimborso completo delle spese che ha effettuato in precedenza, rimborso che sarà erogato direttamente nella sua prossima busta paga. Il rimando normativo, qui, è all’articolo 51 comma 2, lettere f-bis, f-ter e d-bis TUIR.
  
  Con l’approvazione della Legge di Bilancio per il 2025 sarà inoltre possibile portare a rimborso le utenze domestiche (acqua, luce e gas), le spese per affitto prima casa e le spese per gli interessi sul mutuo contratto per l’acquisto della prima casa. Queste ultime possibilità, tuttavia, rientrano nella tasca dei Fringe Benefits, con quindi lo stesso tetto massimo applicato per i buoni spesa, carburante ed e-commerce.

• Due sezioni successive vanno di pari passo, trattasi delle sezioni “Viaggi, Benessere e Svago” ed “Eventi Sportivi, Concerti e Cultura”: in questo caso si va a richiamare l’immenso mondo del tempo libero e dell’accrescimento culturale del dipendente, questi troverà una vastissima gamma di possibilità per organizzare vacanze per se stesso e la propria famiglia, potrà acquistare corsi di studio, ingressi allo stadio, abbonamenti per il cinema, biglietti per teatri, mostre, musei, concerti e tanto altro ancora.

• Una sezione a seguire tratta la Previdenza Integrativa: il dipendente può fare in modo di accantonare parte (o anche tutto fino ad un limite massimo di 5.164,57 €) del proprio credito welfare in un fondo di previdenza complementare regolato dalla COVIP.

• Di seguito, al bottone “Salute” il dipendente ha possibilità di visionare l’offerta in servizi di tutta una serie di studi medici, ambulatori, oculisti, dentisti, cardiologi e tanto altro ancora convenzionati su tutto il territorio nazionale, ed acquistare in tempo reale una visita per se stessi o, perché no, per un proprio famigliare.

• Un’ultima sezione rappresenta la ciliegina sulla torta dell’offerta di Welfarebit, e rimanda alla possibilità data alle proprie aziende clienti di richiedere il convenzionamento gratuito ed illimitato dei fornitori locali (di servizi ex art. 100 TUIR). In questo modo, da noi ritenuto il più etico di fare welfare, l’azienda può arricchire l’offerta che i dipendenti troveranno in piattaforma, andando così a personalizzare l’offerta nei loro confronti. Il modo migliore di guardare a questo servizio, tuttavia, vede il dipendente stesso chiedere all’azienda di convenzionare la propria palestra, agenzia viaggio, il proprio studio medico, la scuola calcio del figlio, il centro benessere ed in generale tutto ciò che rientra nella normativa.
  Welfarebit non richiede alcuna percentuale sull’acquisto di servizi ai fornitori. Grazie a ciò, dati alla mano, 9 fornitori su 10 accettano il convenzionamento, procedendo poi ad allestire la loro vetrina all’interno della piattaforma e diventando così visibili a tutti i dipendenti dell’azienda che ha richiesto il loro ingresso a portale. Questo sistema garantisce la soddisfazione massima dei lavoratori, che non saranno così costretti a variare le loro abitudini di spendita, trovando in piattaforma i propri fornitori di fiducia.

Il sito prevede anche un’esaustiva sezione dedicata alla documentazione e all’assistenza, fondamentale per rispondere alle eventuali domande del dipendente, dandogli la possibilità di consultare tutorial, una serie di FAQ e di aprire un ticket per chiedere assistenza ai consulenti Welfarebit.

Vuoi provare ad accedere all’esperienza Welfarebit e scoprire come questa piattaforma di welfare aziendale può rivoluzionare la tua azienda?
Clicca qui per richiedere una demo della piattaforma.