FAQ Aziende
Uno dei fiori all’occhiello della nostra offerta è la possibilità di poter costruire veramente “Progetti su misura“ per ogni singola Azienda.
Nell’offerta base sono presenti:
- i Costi una tantum relativi all’attivazione progettuale del Piano di Welfare Aziendale (setup, formazione, ecc.);
- i Costi di gestione (fee di gestione, canoni, eventuali ulteriori servizi aggiuntivi).
Potenzialmente illimitati. Grazie al cosiddetto Convenzionamento On-Demand, infatti, Welfarebit consente ai dipendenti di richiedere il convenzionamento dei propri fornitori abituali e locali la cui offerta di Prestazioni e Servizi rientra in quelle previste dalla normativa. Questa opportunità viene data senza alcun limite e soprattutto senza alcun costo per tutte le parti in causa.
I lavoratori possono trovare in piattaforma la propria palestra, il centro estetico, l’agenzia viaggi, la scuola calcio, la scuola di musica, il dentista, l’oculista, la scuola guida e così via.
Il dipendente, trovando i propri fornitori di fiducia in piattaforma, non deve modificare le proprie abitudini di spesa e può vivere in modo più soddisfacente la propria esperienza di Welfare Aziendale.
Per i dipendenti è prevista la possibilità di aprire un ticket di assistenza direttamente dalla piattaforma. E’ possibile specificare, anche allegando un file, la necessità per cui richiedono supporto. Il ticket sarà ricevuto direttamente dall’Assistenza di Welfarebit che provvederà, entro massimo 48 ore lavorative, a fornire la soluzione del problema a mezzo email.
Per l’Ufficio Risorse Umane dell’Azienda è previsto un canale diretto con l’Assistant Back Office dedicato. In caso di problemi relativi a documentazione, domande su procedimenti o aggiornamenti normativi o altro, l’Assistant prenderà in carico la richiesta.
Una volta sottoscritto il contratto con Welfarebit, viene attivato il Processo di Onboarding per cui vengono raccolti i dati relativi ai beneficiari del Piano di Welfare Aziendale, consentendo a Welfarebit di predisporre la Piattaforma con le anagrafiche dei dipendenti che avranno accesso.
In seguito viene emessa la fattura per i servizi concordati e vengono predisposti gli asset amministrativi per consentire a Welfarebit la gestione amministrativa e tecnica del Piano di Welfare Aziendale.
Welfarebit fornisce mensilmente all’azienda, o al Consulente del lavoro, i dati con le transazione effettuate dai dipendenti in Piattaforma, utilizzando il proprio Credito Welfare, con l’evidenza delle sole categorie di spesa in beni o servizi, ma omettendo i dati di dettaglio dell’acquisto, a tutela della Privacy del dipendente.
FAQ Fornitori
Compila il “Modulo di richiesta convenzione fornitore on demand” fornito dall’utente interessato ad acquistare i tuoi servizi attraverso credito welfare; ricevi l’informativa con la procedura da seguire per attivare il convenzionamento gratuito e clicca su “sono interessato” per confermare il tuo interesse a collaborare con noi; segui le istruzioni che invieremo a mezzo e-mail e completa la tua registrazione.
Ricorda che ti contatteremo per fornire assistenza e delucidazioni nel tuo interesse e in quello dei tuoi attuali e futuri clienti.
Confermato il tuo interesse al convenzionamento riceverai un link temporaneo di accesso al nostro portale; segui le istruzioni ed effettua il primo login utilizzando le credenziali provvisorie che ti verranno inviate via email. Ricorda di completare il cambio password entro tre giorni dall’invio del link e controlla sempre lo spam, ti scriveremo da noreply@welfarebit.it .
Completata la registrazione esegui l’accesso alla tua area riservata dal link https://backoffice.welfarebit.it .
I Prodotti o Servizi inseriti in Piattaforma vengono denominati “Articoli“. Una volta effettuato l’accesso alla Piattaforma, accedi alla dashboard del fornitore clicca il pulsante a sinistra “gestione articoli” > “articoli” > “aggiungi nuovo” e compila la scheda della proposta da pubblicare.
Assicurati di inserire nel campo descrizione il titolo del servizio da rendere visibile in piattaforma e inserisci il segno di spunta nella casella “pubblica subito l’articolo nella tua offerta“.
Gli articoli inseriti correttamente, dunque approvati in quanto conformi alla normativa in materia di Welfare Aziendale, sono pubblicati entro 72 ore lavorative dall’inserimento. Nel caso visualizzassi la manina rossa in corrispondenza dell’articolo, oltre il termine indicato, puoi contattarci per avere maggiori informazioni e ricevere supporto.
Il saldo dei prodotti e servizi venduti attraverso piattaforma avviene entro 10 giorni lavorativi dalla ricezione dei documenti di fatturazione (fattura elettronica/cartacea o ricevuta a seconda del tuo regime fiscale).
I dati per la fatturazione sono disponibili anche nell’Area Riservata, alla voce “lista servizi venduti“:
Rag. Sociale: Welfarebit Srl
Indirizzo: Via Melzi D’Eril, 7
CAP e Città: 20154 MILANO (MI)
P. IVA e Cod. Fisc. 09835300964
PEC: welfarebit@pec.it
Codice destinatario: M5UXCR1
Per eventuale invio di fatture cartacee utilizzare l’indirizzo email: welfarebit@welfarebit.it
Nel corpo della fattura è necessario riportare il codice “id transazione welfare” corrispondente all’articolo; il codice è visibile alla voce sopra menzionata e corrisponde all’offerta acquistata dal tuo cliente.
FAQ Dipendenti
Per accedere al portale dovrai utilizzare le credenziali di accesso che ti abbiamo inviato tramite email. Nel caso non trovassi l’email tra quelle in entrata ti suggeriamo di controllare la cartella spam.
Per verificare e tenere sotto controllo la scadenza del tuo Credito Welfare puoi accedere all’area riservata del portale e cliccare su “Il mio credito” e poi su ” Storico movimenti”. Qui puoi verificare la Scadenza del Credito Welfare e il tuo Residuo.
Potrai spendere il tuo Credito Welfare in tutte le voci di spesa che troverai abilitate in Piattaforma, in quanto già validate dagli esperti di Welfarebit in fase di caricamento del Credito.
La casistiche più diffuse per cui non è possibile acquistare i Buoni sono i casi di Dipendenti che hanno il Benefit dell’Auto aziendale o hanno ricevuto già altre erogazioni di Beni in natura superando la soglia di legge. Per eventuali casi specifici ti consigliamo di rivolgerti al tuo Referente per il Welfare Aziendale.
Le spese mediche non sono rimborsabili in quanto rientrano nell’art. 100 del TUIR, che prevede il pagamento diretto del Fornitore da parte dell’Azienda. Le uniche Spese rimborsabili sono quelle sostenute per familiari NON Autosufficienti. Inoltre é importante specificare che non può essere richiesto il rimborso di spese mediche già sostenute.
Nel caso tu voglia richiedere l’inserimento di un Fornitore Locale in Piattaforma, puoi rivolgerti al tuo Ufficio Risorse Umane, che provvederà ad inoltrare la richiesta di inserimento nella “vetrina fornitori” tramite l’apposita procedura disponibile in Piattaforma.
Il fornitore riceve le istruzioni da parte dal personale di Welfarebit e può confermare la convenzione gratuitamente. Dopo aver confermato il suo interesse e completato il processo di accreditamento, il fornitore effettua il primo accesso al portale e procede ad inserire le sue prestazioni e i servizi. Una volta completata l’attività di configurazione, le Prestazioni e i Servizi inseriti vengono validati dal personale di Welfarebit che li rende visibili definitivamente agli utenti, nella sezione dedicata.
Di seguito un elenco esemplificativo delle spese “rimborsabili”:
– spese per l’acquisto di testi scolastici;
– spese assistenziali per familiari anziani/non autosufficienti;
– spese per l’acquisto di abbonamenti per il trasporto pubblico;
– spese per il trasporto casa-scuola;
– spese per le rette universitarie;
– spese per le rette di asili nido.
Accedendo alla piattaforma potrai trovare ulteriori informazioni e maggiori dettagli nella sezione “Rimborso Spese“.
Oltre al titolare del Piano di Welfare Aziendale, possono usufruire delle prestazioni e dei servizi anche:
– il coniuge (non legalmente ed effettivamente separato)
– i figli (legittimi o legittimati o naturali) anche adottivi, e, in loro mancanza, i discendenti prossimi (anche naturali)
– i genitori e, in loro mancanza, gli ascendenti prossimi, anche naturali; gli adottanti, i generi e le nuore
– il suocero e la suocera
– i fratelli e le sorelle germani o unilaterali, con precedenza dei germani sugli unilaterali
Generalmente i documenti necessari per effettuare le richieste di rimborso spese sono:
– Copia del documento attestante il contratto con il fornitore di servizi (es. abbonamento)
– La documentazione Fiscale relativa al contratto (Fattura e/o scontrino fiscale)
– I documenti attestanti l’avvenuto pagamento da parte dei soggetti previsti
– Eventuale documento sullo Stato di famiglia o autocertificazione di parentela
– Eventuale ulteriore documentazione specifica.
È possibile trovare maggiori dettagli sui documenti richiesti, per le pratiche di rimborso spesa, nella sezione “Documentazione” e poi “Guida rapida ai rimborsi spese” presente sul portale.
Dopo che hai inserito la richiesta di Rimborso Spese con i documenti necessari, la pratica viene verificata dal Servizio di Assistenza Back Office di Welfarebit che, in caso di validazione, effettua l’invio dei dati all’Azienda, per l’inserimento sul cedolino del mese successivo e quindi per il pagamento.
Accedendo all’Area Riservata, all’interno di ogni sezione trovi i Tutorial dimostrativi che spiegano passo-passo le procedure da seguire. In alternativa nella sezione “Documentazione” trovi il Manuale d’uso che puoi scaricare e che ti supporta in ogni fase del processo.
