Area informazioni per i Dipendenti
Benvenuto nell’area dedicata agli utenti della Piattaforma Welfarebit, il tuo partner per il Welfare Aziendale.
Il nostro portale consente agli utenti di collaborare con qualsiasi fornitore locale senza costi aggiuntivi per nessuna delle due parti. Potrai perciò fruire del tuo budget senza modificare le tue abitudini di spesa, rivolgendoti ai tuoi negozi o fornitori di fiducia (palestra, centro estetico, agenzia viaggi, scuola calcio, scuola di musica, dentista, oculista, scuola guida, ecc.). Basterà contattare l’Ufficio del Personale che provvederà ad avviare la procedura di inserimento del fornitore.
Qui di seguito troverai una serie di quesiti che possono facilitare la navigazione nel portale o aiutarti qualora riscontrassi dei problemi. In qualunque momento potrai anche aprire un ticket di assistenza direttamente dall’interno della piattaforma; il nostro Centro Assistenza prenderà in carico entro massimo 48 ore lavorative.
Non ti resta che accedere alla Piattaforma e scoprire tutte le opportunità di spesa dei tuoi Crediti Welfare!
FAQ
Per accedere al portale dovrai utilizzare le credenziali di accesso che ti abbiamo inviato tramite email. Nel caso non trovassi l’email tra quelle in entrata ti suggeriamo di controllare la cartella spam.
Per verificare e tenere sotto controllo la scadenza del tuo Credito Welfare puoi accedere all’area riservata del portale e cliccare su “Il mio credito” e poi su ” Storico movimenti”. Qui puoi verificare la Scadenza del Credito Welfare e il tuo Residuo.
Potrai spendere il tuo Credito Welfare in tutte le voci di spesa che troverai abilitate in Piattaforma, in quanto già validate dagli esperti di Welfarebit in fase di caricamento del Credito.
La casistiche più diffuse per cui non è possibile acquistare i Buoni sono i casi di Dipendenti che hanno il Benefit dell’Auto aziendale o hanno ricevuto già altre erogazioni di Beni in natura superando la soglia di legge. Per eventuali casi specifici ti consigliamo di rivolgerti al tuo Referente per il Welfare Aziendale.
Le spese mediche non sono rimborsabili in quanto rientrano nell’art. 100 del TUIR, che prevede il pagamento diretto del Fornitore da parte dell’Azienda. Le uniche Spese rimborsabili sono quelle sostenute per familiari NON Autosufficienti. Inoltre é importante specificare che non può essere richiesto il rimborso di spese mediche già sostenute.
Nel caso tu voglia richiedere l’inserimento di un Fornitore Locale in Piattaforma, puoi rivolgerti al tuo Ufficio Risorse Umane, che provvederà ad inoltrare la richiesta di inserimento nella “vetrina fornitori” tramite l’apposita procedura disponibile in Piattaforma.
Il fornitore riceve le istruzioni da parte dal personale di Welfarebit e può confermare la convenzione gratuitamente. Dopo aver confermato il suo interesse e completato il processo di accreditamento, il fornitore effettua il primo accesso al portale e procede ad inserire le sue prestazioni e i servizi. Una volta completata l’attività di configurazione, le Prestazioni e i Servizi inseriti vengono validati dal personale di Welfarebit che li rende visibili definitivamente agli utenti, nella sezione dedicata.
Di seguito un elenco esemplificativo delle spese “rimborsabili”:
– spese per l’acquisto di testi scolastici;
– spese assistenziali per familiari anziani/non autosufficienti;
– spese per l’acquisto di abbonamenti per il trasporto pubblico;
– spese per il trasporto casa-scuola;
– spese per le rette universitarie;
– spese per le rette di asili nido.
Accedendo alla piattaforma potrai trovare ulteriori informazioni e maggiori dettagli nella sezione “Rimborso Spese“.
Oltre al titolare del Piano di Welfare Aziendale, possono usufruire delle prestazioni e dei servizi anche:
– il coniuge (non legalmente ed effettivamente separato)
– i figli (legittimi o legittimati o naturali) anche adottivi, e, in loro mancanza, i discendenti prossimi (anche naturali)
– i genitori e, in loro mancanza, gli ascendenti prossimi, anche naturali; gli adottanti, i generi e le nuore
– il suocero e la suocera
– i fratelli e le sorelle germani o unilaterali, con precedenza dei germani sugli unilaterali
Generalmente i documenti necessari per effettuare le richieste di rimborso spese sono:
– Copia del documento attestante il contratto con il fornitore di servizi (es. abbonamento)
– La documentazione Fiscale relativa al contratto (Fattura e/o scontrino fiscale)
– I documenti attestanti l’avvenuto pagamento da parte dei soggetti previsti
– Eventuale documento sullo Stato di famiglia o autocertificazione di parentela
– Eventuale ulteriore documentazione specifica.
È possibile trovare maggiori dettagli sui documenti richiesti, per le pratiche di rimborso spesa, nella sezione “Documentazione” e poi “Guida rapida ai rimborsi spese” presente sul portale.
Dopo che hai inserito la richiesta di Rimborso Spese con i documenti necessari, la pratica viene verificata dal Servizio di Assistenza Back Office di Welfarebit che, in caso di validazione, effettua l’invio dei dati all’Azienda, per l’inserimento sul cedolino del mese successivo e quindi per il pagamento.
Accedendo all’Area Riservata, all’interno di ogni sezione trovi i Tutorial dimostrativi che spiegano passo-passo le procedure da seguire. In alternativa nella sezione “Documentazione” trovi il Manuale d’uso che puoi scaricare e che ti supporta in ogni fase del processo.
Sei un Dipendente e hai già ricevuto i dati per accedere alla Piattaforma Welfarebit?
Clicca sul pulsante qui sotto per
accedere all’Area Riservata ai Dipendenti.
Se invece, non hai mai ricevuto i dati contatta il tuo Ufficio delle Risorse Umane.
FAQ
Welfarebit presenta ogni sua offerta su misura per l’azienda che ha di fronte, cucendo il progetto di welfare con precisione, in maniera sartoriale.
Nell’offerta sono solitamente presenti:
- Costi una tantum relativi all’attivazione progettuale del piano welfare (setup, formazione, ecc.);
- Costi ricorrenti (fee di gestione, canone, eventuali ulteriori servizi opzionali).
Welfarebit avrà quindi modo di presentare una sua offerta accurata e puntuale dopo aver ottenuto alcune necessarie informazioni relative alla struttura aziendale.
Potenzialmente illimitati grazie al cosiddetto Convenzionamento On-Demand Welfarebit dà la possibilità ai dipendenti di richiedere il convenzionamento dei propri fornitori abituali locali la cui offerta rientra nelle possibilità identificate dalla normativa. Questa possibilità è data senza alcun limite e soprattutto senza alcun costo per tutte le parti in causa.
I dipendenti potranno così trovare convenzionati in piattaforma, fra gli altri: la propria palestra, il
centro estetico, l’agenzia viaggi, la scuola calcio, la scuola di musica, il dentista, l’oculista, la
scuola guida e via dicendo.
Welfarebit opera in questa maniera perché ritiene fondamentale che il dipendente possa trovare i propri fornitori di fiducia in piattaforma, permettendo loro di non modificare le proprie abitudini di spendita e di vivere in modo più soddisfacente la loro esperienza con il welfare.
Per i dipendenti è prevista la possibilità di aprire un ticket di assistenza direttamente attraverso la piattaforma. Qui avrà possibilità di specificare, anche allegando file, qual è la necessità per cui richiede un aiuto. Il ticket sarà ricevuto direttamente dalla sezione assistenza di Welfarebit che provvederà, entro massimo 48 ore lavorative, a fornire la soluzione del problema a mezzo mail.
Per il reparto Risorse Umane dell’azienda cliente è previsto un canale diretto con un nostro assistant back office dedicato. In caso di problemi relativi a documentazione, domande su procedimenti o aggiornamenti normativi o altro ancora l’assistant potrà prendere in carico la richiesta e portarla all’attenzione di chi di dovere.
Una volta sottoscritto il contratto con Welfarebit sarà chiesto all’azienda cliente di compilare un file tracciato, un modello CSV o Excel, con tutte le informazioni relative ai beneficiari del piano welfare. Questo darà la possibilità a Welfarebit di predisporre le anagrafiche dei dipendenti che avranno accesso alla piattaforma.
In seguito verrà emessa la fattura per i servizi richiesti e verrà presentata la ricevuta per l’apertura di un conto anticipi da parte dell’azienda da cui Welfarebit potrà attingere per pagare i servizi che i dipendenti opzioneranno in piattaforma. Quando l’anticipo sarà prossimo all’esaurimento Welfarebit provvederà ad inviare una nuova ricevuta per riportarlo a livelli di sicurezza.
Ogni mese, inoltre, Welfarebit presenterà all’azienda un file tracciato dove saranno riportati tutte le transazione tramite credito welfare portate avanti dai dipendenti con evidenziata la categoria di beni o servizi per la quale è avvenuta la spendita (oscurando l’oggetto dell’acquisto per tutelare la privacy del dipendente).
